7 Tips untuk Lebih Komunikatif saat Virtual Meeting

Rapat secara virtual dengan menggunakan Zoom Meeting atau Google Meet telah menjadi hal lumrah sejak pandemi COVID-19 membatasi ruang gerak. Namun lumrah bukan berarti membuat semua orang menjadi piawai melakukannya. Ada yang masih merasa gugup atau bingung bagaimana harus menyampaikan pendapat dalam virtual meeting.

Hal ini wajar karena biasanya manusia berinteraksi secara langsung atau tatap muka. Lebih jelas kapan harus berbicara, menanggapi, bertanya, dan lain sebagainya. Namun jika tahu tips menghadapi rapat secara virtual ini, tentu akan jauh lebih mudah.

Cara menghadapi virtual meeting

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah memetakan apakah virtual meeting yang dilakukan benar-benar penting. Apabila hari-hari dipenuhi dengan pertemuan secara digital, pilah dan pilih mana yang prioritas.

Dengan demikian, pikiran akan menjadi lebih jernih sekaligus tidak bingung. Back-to-back meeting kerap kali kurang efektif, justru melelahkan.

Ada beberapa meeting yang bisa diganti dengan mengirimkan surat elektronik, bisa jadi itu lebih efisien.

Lalu, apa saja cara menghadapi virtual meeting yang tepat?

1. Masuk lebih awal

Meski terdengar sepele, masuk atau log in lebih awal ketimbang peserta rapat yang lain akan memberi ruang untuk mempersiapkan diri dan menenangkan napas. Utamanya, bagi orang introvert yang perlu waktu lebih banyak untuk menyusun kerangka berbicara.

Selain itu, waktu ekstra sebelum rapat dimulai juga bisa dimanfaatkan untuk memastikan situasi di layar sudah cukup profesional. Periksa pula bagaimana audio dan visual di layar.

2. Atur postur tubuh

Bukan hanya penting mengetahui posisi duduk yang tepat saat seharian di depan komputer, postur tubuh saat melakukan virtual meeting juga tak kalah penting. Tubuh kerap tanpa disadari tidak lagi tegak setelah rapat berjalan beberapa waktu, hindari hal ini.

Memastikan tubuh tetap tegak sangat penting karena membantu menunjukkan kepercayaan diri dan tampak profesional. Anda juga bisa berlatih dengan merekam diri sendiri seakan sedang berinteraksi dalam rapat virtual.

3. Tanyakan agenda rapat

Agenda rapat adalah topik utama yang akan menjadi pembahasan. Pastikan telah memahami betul apa yang akan didiskusikan sehingga bisa menyampaikan pendapat dengan tepat. Tak hanya itu, tahu agenda rapat juga membantu tampil lebih percaya diri.

4. Buat atau ketahui aturannya

Terlepas dari Anda menjadi pemimpin maupun peserta dari Zoom Meeting atau Google Meet, ketahui aturan mainnya. Beberapa hal yang biasanya menjadi aturan seperti waktu dimulai dan diakhirinya rapat, berapa durasi untuk berbicara bagi tiap orang, beri apresiasi secara publik namun kritik secara personal, hingga menjaga alur rapat tetap sesuai dengan agenda utama.

5. Berlatih menyampaikan pendapat

Terkadang, seseorang bisa merasa bingung bagaimana harus menyampaikan pendapat dalam sebuah virtual meeting. Jika ini yang dihadapi, latih dengan mengangkat tangan – baik secara virtual maupun langsung – menyebutkan nama fasilitator, lalu menyampaikan pendapat.

Selain itu, awalan dari kalimat juga bisa dengan menanggapi apa yang disampaikan orang sebelumnya. Barulah kemudian sampaikan pendapat secara gamblang dan jelas. Anda juga bisa berlatih dengan orang terdekat sebelumnya.

6. Gunakan aplikasi lain

Setelah virtual meeting selesai, tentu pembahasan tak hanya berhenti sampai di situ. Gunakan fitur lain seperti Google Docs, Slack, Google Hangouts, dan lainnya untuk saling bertanya dan memberikan ide.

Sesuaikan jenis aplikasi dengan kultur perusahaan. Pastikan semua orang mendapat kesempatan yang sama untuk saling memberikan pendapat serta membahas hal penting berkaitan dengan agenda rapat.

7. Buat rangkuman tertulis

Komunikasi masih perlu terus dilanjutkan meski rapat secara digital sudah selesai. Caranya bisa dengan membagikan ide atau rangkuman dari rapat dan mengirimkannya melalui aplikasi atau surat elektronik. Cara ini akan membuat penerima kembali diingatkan tentang poin-poin penting dari rapat. Tak hanya itu, bagi introvert hal ini akan membantu merunut apa saja yang ada dalam pikiran. Pastikan pula bahwa rangkuman yang dikirim sudah rapi dan lengkap.

8. Patuhi kaidah 20-20-20 dan jaga jarak dengan layar

Apabila pertemuan virtual akan berlangsung lama maka penting untuk memperhatikan kaidah 20-20-20 (tiap 20 menit menatap sejauh 20 ft (6 meter) selama 20 detik). Hal ini penting untuk menghindari computer vision syndrome yang dapat membuat mata terasa pegal, pusing serta buram sesaat. Usahakan jarak Anda dengan layar adalah sejauh 50 cm, dan bagi yang berkacamata wajib untuk menggunakan kacamata Anda selama pertemuan dilakukan.

Perubahan dari situasi yang semula dilakukan secara langsung menjadi serba virtual terjadi begitu mendadak. Namun, sekarang bukan lagi saatnya menghitung kapan situasi akan kembali normal. Hal yang harus dilakukan adalah beradaptasi secara profesional.

Jika sudah terlatih dan terbiasa melakukan beberapa hal di atas, virtual meeting akan menjadi aktivitas rutin yang tak mengurangi efektivitas berkomunikasi dengan rekan kerja.

Catatan dari SehatQ

Tentunya, beberapa cara di atas tak hanya berlaku di konteks profesional saja, namun juga saat bersilaturahmi secara online dengan teman dekat atau saudara.

Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang cara beradaptasi dengan situasi normal yang baru ini, tanyakan langsung pada dokter di aplikasi kesehatan keluarga SehatQ. Download sekarang di App Store dan Google Play.