Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja supaya Lebih Efisien

Berbicara mengenai cara meningkatkan produktivitas kerja, tidak sedikit orang yang salah kaprah mengenai konsep ini. Anda mungkin membayangkan pekerja yang produktif sebagai orang yang terus-menerus sibuk mengerjakan pekerjaannya. Anda juga mungkin menyamakan pengertian produktivitas dengan sibuk, padahal keduanya merupakan hal yang berbeda.

Mengenal produktivitas

Secara harfiah, pengertian produktivitas adalah mendapatkan hasil dengan lebih sedikit waktu dan tenaga. Saat berusaha menjadi produktif, yang sebenarnya Anda cari adalah cara untuk mencapai tujuan Anda lebih cepat sambil memiliki waktu untuk melakukan hal-hal yang penting.

Semakin produktif diri Anda, semakin banyak waktu senggang yang Anda miliki untuk melakukan hal-hal lain yang Anda senangi. Jika berhasil menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat, Anda memiliki lebih banyak waktu untuk membuat dan mencapai tujuan lain yang diinginkan, misalnya bersantai sambil menikmati hobi atau mempelajari kemampuan baru.

Jika Anda bisa menyelesaikan pekerjaan dengan lebih mudah dan cepat, berbagai pemicu stres dalam hidup otomatis juga akan berkurang. Untuk mewujudkan berbagai hal ini, Anda dapat mempelajari sejumlah cara meningkatkan produktivitas kerja.

Baca juga: Sering Menunda Pekerjaan? Kenali Pemicu Prokrastinasi Anda

Cara meningkatkan produktivitas kerja

Produktivitas bisa didapat dengan manajemen waktu yang baik. Berikut adalah sejumlah cara meningkatkan kinerja diri sendiri yang bisa dicoba.

1. Bekerja dalam interval 90 menit

Peneliti dari Florida State University mengungkapkan bahwa penampil profesional (atlet, musisi, atau pemain catur) yang berlatih tanpa gangguan dalam interval tidak lebih dari 90 menit. Sisipkan waktu istirahat di antara sesinya sekitar 10-15 menit. Hal ini terbukti paling efektif  untuk membantu membuat pekerjaan cepat selesai.

Temuan tersebut juga berlaku pada pekerjaan sehari-hari. Cara kerja ini dapat dimulai dengan membagi waktu kerja Anda dalam beberapa interval 90 menit, tentunya dengan waktu istirahat di antara intervalnya.

2. Sempatkan untuk berolahraga

Cobalah untuk melakukan olahraga ringan, seperti peregangan atau gerakan aerobik kecil, di antara waktu kerja Anda. Hal ini dianggap mampu membantu memberikan peningkatan produktivitas.

Jika memungkinkan, Anda bisa menjadwalkan waktu setiap minggunya untuk berjalan kaki atau berolahraga di rumah. Olahraga dapat membantu menjernihkan pikiran dan memfokuskan diri Anda untuk kembali menyelesaikan pekerjaan.

3. Pantau dan batasi waktu yang Anda habiskan saat mengerjakan pekerjaan

Tidak semua karyawan bekerja dengan waktu yang sesuai. Sejumlah penelitian mengungkapkan bahwa hanya 17 persen orang yang mampu memperkirakan secara akurat berapa lama waktu yang telah berlalu.

Gunakan alat seperti stopwatch untuk membantu mengetahui berapa lama waktu yang Anda habiskan saat mengerjakan suatu pekerjaan. Setelah mengetahui hasilnya, Anda bisa melakukan sejumlah penyesuaian jika waktu yang dihabiskan dirasa terlalu lama.

4. Istirahatlah secara berkala

Tips kerja produktif adalah dengan tidak melupakan waktu istirahat. Berkaitan dengan poin pertama, beristirahatlah di antara interval 90 menit waktu kerja Anda. Istirahat dapat membantu meningkatkan konsentrasi.

Melakukan beberapa kali istirahat singkat dapat membantu mempertahankan performa. Berikan waktu untuk otak Anda menjadi rileks kembali, khususnya saat menyelesaikan pekerjaan yang besar.

5. Membuat deadline untuk diri sendiri

Saat sedang melakukan pekerjaan atau proyek yang tidak memiliki deadline atau tenggat waktu, cobalah untuk membuatnya sendiri dan mematuhinya. Hal ini dapat berguna untuk menciptakan fokus dan membantu mencapai target Anda.

Memberikan pelatihan untuk diri sendiri juga akan membuat Anda lebih terbiasa dalam menyelesaikan pekerjaan. Anda pun bisa membagi waktu dengan lebih baik, biarpun pekerjaan yang dikerjakan sangat banyak.

6. Hindari multitasking

Banyak orang yang beranggapan bahwa kemampuan untuk mengerjakan sejumlah pekerjaan secara bersamaan (multitasking) diperlukan untuk meningkatkan produktivitas kerja.

Namun, fakta yang ada ternyata berbeda. Sebuah penelitian mengungkapkan bahwa mencoba melakukan beberapa pekerjaan secara bersamaan malah dapat membuang waktu dan produktivitas kerja. Maka dari itu, biasakan untuk berkomitmen pada satu pekerjaan saja sebelum mengerjakan yang lainnya.

7. Mengikuti "peraturan dua menit"

Pengusaha kondang, Steve Olenski, merekomendasikan "peraturan dua menit" untuk memanfaatkan waktu singkat yang Anda miliki saat bekerja. Jika Anda melihat ada pekerjaan yang bisa diselesaikan dalam dua menit atau kurang, segera lakukan pekerjaan tersebut.

Menyelesaikan pekerjaan dengan cara ini, dipercaya menghabiskan lebih sedikit waktu ketimbang kembali untuk mengerjakannya di lain waktu. Nah, sudah pernah mencobanya belum?

8. Mencontoh rekan kerja

Jika Anda memiliki rekan kerja yang dianggap produktif, Anda bisa mencontoh mereka sebagai cara meningkatkan produktivitas kerja. Carilah orang yang memiliki visi yang jelas untuk menghabiskan hari kerjanya, yang mampu mengatur waktu dengan baik atau bahkan bisa menyelesaikan pekerjaan lebih cepat.

Tanyakan bagaimana mereka merencanakan pekerjaannya dan apakah mereka menggunakan alat, program, atau aplikasi apa pun untuk membantunya. Anda bisa mulai merancang metode kerja sendiri berdasarkan metode yang dipelajari dari rekan Anda.

Baca juga: 

Cara meningkatkan motivasi kerja 

Agar produktivitas tetap baik terjaga, Anda mungkin membutuhkan motivasi di baliknya. Dimulai dengan langkah-langkah kecil, berikut ini cara bangkitkan motivasi kerja untuk membantu diri senantiasa produktif:

1. Buat daftar rencana aktivitas seharian

Pekerjaan yang menumpuk tanpa alur cenderung akan menambah rasa malas dan berisiko memicu Anda menjadi tidak produktif. Anda bisa membuat rencana aktivitas setiap malam sebelum tidur untuk mencegah penumpukan pekerjaan di keesokan harinya.

Tuliskan hal-hal yang hendak Anda lakukan di pagi hari sebelum ke kantor, saat di kantor, dan setelah pulang dari kantor. Dengan adanya daftar bersekat waktu tersebut, Anda akan merasa memiliki deadline dan lebih memacu diri untuk menyelesaikan masing-masing poin to do list Anda.

2. Rincikan tiap aktivitas untuk memudahkan eksekusi

Daftar pekerjaan yang lebih rinci akan memudahkan kita untuk mengidentifikasi tugas yang mudah dilakukan dan tugas yang memerlukan sedikit bantuan dari kolega atau atasan.

Kemudian, berilah tanda setiap kali Anda sudah menyelesaikan satu tugas. Setiap kali Anda memberikan tanda pada pekerjaan yang sudah selesai, tubuh akan mengeluarkan sedikit dopamin, hormon kebahagiaan di dalam diri kita. Pelepasan hormon tersebut tentu akan memberikan motivasi kerja dan meningkatkan mood di tugas-tugas berikutnya.

3. Senantiasa dengarkan sinyal dari diri sendiri

Motivasi kerja tak akan merekah apabila Anda mengabaikan hal-hal yang dibutuhkan oleh tubuh. Sinyal-sinyal dari tubuh tersebut termasuk rasa lapar atau rasa haus di tengah-tengah jam kerja, atau rasa capek saat memasuki jam pulang.

4. Alokasikan waktu lima menit untuk istirahat

Alokasikan waktu selama lima menit untuk bersantai, seperti jalan sebentar menyusuri gedung-gedung kantor, duduk-duduk di pantry, atau sekadar melakukan peregangan di meja Anda.

Ahli setuju bahwa beristirahat lima menit tersebut dapat berefek besar untuk mengembalikan fokus Anda, dan sebenarnya sangat menunjang untuk membantu meningkatkan produktivitas.

5. Buat playlist untuk bangkitkan motivasi kerja

Motivasi kerja dapat dipicu oleh unsur-unsur eksternal, seperti dari lagu-lagu yang Anda dengarkan selama bekerja. Sebelum bekerja, buatlah playlist lagu yang sangat personal dan memberikan motivasi bagi diri Anda.

6. Perhatikan makanan dan minuman yang dikonsumsi

Minuman dan makanan juga sangat memengaruhi motivasi kerja dan produktivitas Anda. Misalnya, walau kafein membantu diri lebih terjaga untuk bekerja, konsumsi kopi secara berlebihan malah dapat berisiko membuat Anda merasa cemas dan menjadi tidak fokus.

Begitu juga dengan minuman manis yang mengandung gula sederhana. Gula sederhana dapat memicu lonjakan gula darah namun akan kembali turun dengan drastis. Penurunan energi yang drastis tersebut akan membuat Anda lebih ‘rewel’ saat bekerja dan merasa tak termotivasi.

Konsumsilah sarapan dengan sumber protein disertai dengan buah dan sayur. Untuk karbohidrat, pilihlah yang berupa sumber karbohidrat kompleks seperti quinoa dan gandum utuh.

7. Rayakan setiap pencapaian

Setiap minggunya, buatlah daftar hal-hal yang sudah Anda capai dalam periode waktu tersebut. Merayakan tiap pencapaian juga membantu mengurangi rasa pusing saat Anda terlalu banyak bekerja serta memberikan sensasi kelegaan. 

Baca juga: 3 Cara Menghadapi Stres di Tempat Kerja

Manfaat meningkatkan produktivitas

Produktivitas yang meningkat dan efisien dapat memberikan sejumlah manfaat bagi kehidupan Anda. Berikut adalah manfaat yang bisa Anda dapatkan jika produktif dalam bekerja:

• Anda bisa melakukan lebih banyak hal dengan waktu yang lebih sedikit
• Anda bisa memanfaatkan waktu dengan baik
• Anda bisa mendapatkan lebih banyak hal (uang, kemampuan baru, dll.) dengan waktu yang dimiliki
• Anda bisa memiliki lebih banyak waktu senggang untuk melakukan hal-hal yang disenangi
• Anda bisa terus berkembang seiring waktu
• Anda akan lebih jarang mengalami stres karena pekerjaan
• Waktu akan berada di sisi Anda
• Hidup Anda akan menjadi lebih mudah.

Dengan menerapkan berbagai cara meningkatkan produktivitas kerja, niscaya Anda dapat meraih berbagai manfaat di atas. Jika Anda kesulitan untuk langsung menerapkan seluruh cara tersebut, cobalah praktikkan satu per satu sampai Anda bisa melakukan semuanya.

Manfaat istirahat untuk meningkatkan produktivitas

Meski tetap aktif adalah hal yang penting, namun Anda tetap perlu menerapkan bekerja cerdas dan produktif. Bekerja cerdas dan produktif artinya adalah dapat menyeimbangkan waktu Antara pekerjaan dan waktu istirahat.

Cara meningkatkan produktivitas yang benar bukan dengan selalu bekerja, namun tetap memperhatikan istirahat. Cuti bisa meningkatkan produktivitas.

Sebelum merasa terbebani ketika sedang cuti, perlu digaris bawahi bahwa cuti bukan berarti meninggalkan tanggung jawab pekerjaan. Ini adalah cara untuk merawat diri sendiri sehingga bisa kembali bekerja dengan stamina dan semangat yang kembali penuh.

Berikut ini beberapa manfaat istirahat bagi tubuh:

• Mencegah risiko stres
• Mengatur kembali energi dalam tubuh
• Berpikir lebih jernih
• Menerapkan gaya hidup sehat
• Meningkatkan fokus pada strategi
• Meningkatkan aura positif

Jika Anda punya pertanyaan seputar masalah kesehatan, Anda bisa bertanya langsung dengan dokter di aplikasi kesehatan keluarga SehatQ secara gratis. Unduh aplikasi SehatQ sekarang di App Store atau Google Play.